Koronaviruksen aiheuttama poikkeustilanne tarkoittaa, että lähes jokaisella suomalaisella työpaikalla pitää nyt tiedottaa asiakkaille ja työntekijöille monenlaisista muutoksista.
Hyvin kirjoitettu tiedote vähentää hämmennystä ja epävarmuutta sekä luo työpaikasta mielikuvaa jämäkkänä toimijana. Selkeä viestiminen muutoksista tuo lisäksi työrauhaa, kun asiakkaat ja työntekijät ymmärtävät kertalukemalla, miten pitää toimia eikä jokaiselle tarvitse vastata erikseen.
Tässä neuvot hyvän asiakastiedotteen kirjoittamiseen:
1. Nosta otsikkoon ja tiedotteen alkuun se, mikä lukijaa kiinnostaa eniten
Olen saanut viime päivinä sähköpostiini tiedotteita muun muassa otsikoilla “Koronaviruksesta aiheutuva muutos työtapoihimme” ja “Yritys X:n koronavirustiedote”.
Kun omalla työpaikalla on kiire ja tilanne päällä, ei ole yllättävää, että tiedotteessa kerrotaan ennen kaikkea siitä, mitä sen lähettävässä organisaatiossa tapahtuu. Saamani tiedotteet toistavat asioita, jotka ovat joko itsestäänselvyyksiä (huolehditaan käsihygieniasta sekä asiakkaiden ja työntekijöiden hyvinvoinnista) tai eivät vaikuta minuun (töitä tehdään etänä).
Tiedotteen vastaanottajaa kiinnostaa ennen kaikkea se, miten poikkeuksellinen tilanne vaikuttaa juuri hänen arkeensa. Kerro siis tiedotteessa siitä, mikä lukijan näkökulmasta muuttuu tai mitä hänen olisi tärkeä tietää tai tehdä. Voiko kuntosalijäsenyyden laittaa maksutta tauolle? Kuinka peruuntuneen teatterilipun maksun saa takaisin? Onko kampaaja vielä auki?
Lukijaa eniten kiinnostava asia kannattaa laittaa sähköpostilla lähetettävän tiedotteen otsikkoon ja kertoa siitä uudelleen tiedotteen alussa. Siis tähän tapaan: "Korona muuttaa asuantoesittelyitä virtuaalisiksi."
2. Helpota tiedotteen silmäilemistä listoilla ja väliotsikoilla
Koronavirus aiheuttaa helposti työpaikoilla useita muutoksia, joista asiakkaan olisi hyvä tietää. Jos muutoksista kertoo tiedotteessa yhtenä pitkänä pötkönä, jokin tärkeä asia saattaa jäädä huomiotta.
Kun vastaanottaja lukee tiedotetta älypuhelimella, tabletilla tai tietokoneella, hän ei pysty keskittymään lukemiseen yhtä hyvin kuin paperilta lukiessaan. Siksi tekstiä olisi hyvä jäsentää niin, että lukija saa silmäilemälläkin siitä nopeasti pääasiat irti.
Silmäilemistä helpottavat
sisällön jäsentäminen listausten avulla – joko ranskalaisilla viivoilla tai numeroilla
väliotsikot, jotka tiivistävät olennaisen sisällöstä – siis ennemmin: “Ohjattu liikunta loppuu, kuntosalit pysyvät auki” kuin “Kuntoilu yrityksen X liikuntakeskuksissa”
ydinsanojen ja tärkeimpien kohtien lihavointi
3. Älä kuulosta kylmältä – varo viranomaiskieltä
Vaikka koronaviruksen aiheuttama tilanne on vakava, sinun ei tarvitse kuulostaa tiedotteessa samalta kuin Terveyden ja hyvinvoinnin laitos tai kotikuntasi koulutoimenjohtaja.
Abstraktien, vieraiden tai vaikeiden termien käyttäminen saa herkästi organisaation kuulostamaan kasvottomalta taholta, joka vain sanelee kylmiä poikkeustilanteen menettelytapoja vastaanottajalle. Vai millainen tunne sinulle tulee termeistä “ennaltaehkäisevät toimenpiteet”, “korkeat hygieniastandardit” ja “lähikontaktien rajoittaminen”?
Kerro siis tiedotteessa omin sanoin, mitä esimerkiksi ne ennaltaehkäisevät toimenpiteet teidän tapauksessanne tarkoittavat. Pyyhitäänkö ovenkahvoja tiuhaan? Hoidetaanko palaverit etänä?
Kun käytät tiedotteessa aivan tavallisia, kaikille tuttuja sanoja, tiedote saa sinut ja edustamasi organisaation kuulostamaan inhimilliseltä ja helposti lähestyttävältä. Kertomalla asioista ihmiseltä ihmiselle voit kenties myös osaltasi vähentää ihmisten hätääntyneisyyden ja pelon tunteita.
Kaipaatko päivitystä omaan kirjoitustaitoosi? Kuinka viestiä persoonallisesti ja ihmisläheisesti tekstin välityksellä? Tarinoita työstä -verkkokurssi on treeniohjelma ketterään kirjoituskuntoon – lue lisää täältä >>>
Comments