Omassa päässä ajatus tuntuu selkeältä, mutta kun sen kirjoittaa ylös, teksti vaikuttaa suherrukselta. Kirjoitus rönsyää moneen suuntaan, riveille livahtelee erikoistermejä tai konkretia voi puuttua kokonaan. Ajatuksesta on vaikea saada enää kiinni.
On turhauttavaa, kun omien ajatusten pukeminen kirjalliseen muotoon ei onnistu. Kuinka polveilevista ajatuksista ja näkemyksistä saa kiinnostavaa ja selkeää tekstiä?
Selkeän tekstin kirjoittaminen kannattaa, koska silloin viesti menee paremmin perille. Verkkotekstejä luetaan usein silmäillen ja tietoähkyn keskellä.
Hyvä uutinen on, että paljonkin on tehtävissä. Huono uutinen puolestaan on se, että muutos vaatii vaivaa ja aikaa.
Ohjeita selkeän tekstin kirjoittamiseen
Tarkista tavoite
Ensimmäinen askel kohti selkeää tekstiä on tavoitteen tarkistaminen. Mieti, miksi kirjoitat. Mitä tekstillä tavoittelet ja mitä lukijan pitäisi saada siitä irti?
Kun yrityksen blogin kirjoitusvuoro napsahtaa kohdalle, päällimmäiseksi tavoitteeksi voi nousta se, että tekstin saa kirjoitettua ja tehtävän pois listalta. Silloin kannattaa mieluummin luovuttaa vuoro seuraavalle.
Sen sijaan pitäisi löytää syy, miksi juuri tämän tekstin kirjoittaminen on tärkeää ja mitä toivot sen aiheuttavan. Millaisen muutoksen haluat saada lukijassa aikaan tai mitä haluat saada hänet tekemään?
Esimerkiksi tämän teksti tavoite on kertoa, miten kirjoitetaan selkeä teksti. Toivon, että kirjoituksen luettuasi muutat kirjoittamisen tapojasi ja osaat muokata tekstiä niin, että ajatuksesi tulevat kirkkaammin esille.
Ajattele lukijaa
Jokainen teksti kannattaa aina suunnata juuri heille, jotka kirjoituksella on tarkoitus tavoittaa. Sanailet varmasti aivan eri tavalla saman alan kollegoille kuin asiakkaille, jotka eivät tunne asiaa pintatasoa syvemmältä.
Tekstin selkeyttämisen kannalta lukijan tunteminen ja hänen asemaansa asettuminen on tärkeää. Parhaiten viestisi menee perille, kun tiedät, mikä on lukijasi tietotaso ja osaat esimerkiksi käyttää sanoja, joita hän käyttäisi.
Hyvä nyrkkisääntö on miettiä, miten kertoisit saman asian lukijalle keskustelussa kasvotusten. Usein se auttaa kirjoittamaan riittävän yksinkertaisesti ja suoraan. Ajattele vaikka jotakuta tuttua ihmistä, naapuria, työkaveria tai yhteistyökumppania, ja suuntaa sanasi hänelle.
Ja kun kirjoitat verkkotekstejä, viisainta on kohderyhmästä riippumatta kirjoittaa mahdollisimman helppotajuisesti. Konsulttiyhtiö Nielsen Norman Group selvitti tutkimuksessaan vuonna 2017, että asiantuntijatkin lukevat mieluiten selkeää tekstiä.
Kiteytä ydinviesti
Jo ennen kuin olet kirjoittanut riviäkään, on hyvä miettiä tekstin ydinviestiä. Se kertoo ytimekkäästi, vaikka vain yhdellä lauseella, mitä haluat tekstillä sanoa.
Usein teksti on vaikeaselkoista siksi, että kirjoittajan ajattelu on sumeaa. Siksi kirjoittaminen alkaa oikeastaan paljon ennen kuin avaat uuden tekstitiedoston ja ryhdyt naputtelemaan.
Ydinviesti on läheistä sukua tekstin tavoitteelle, mutta ei kuitenkaan ole täsmälleen sama asia. Ydinviestin saat selville, kun mietit, mihin yhteen kysymykseen teksti vastaa. Kirjaa ylös kysymys ja samalla vastauksesi siihen. Vastauksen pitäisi olla mieluiten yhden tai kahden lyhyen ja yksinkertaisen lauseen mittainen.
Tämä teksti vastaa kysymykseen “miten kirjoittaa selkeitä tekstejä”.
Ole konkreettinen
Kun ryhdyt kirjoittamaan, etsi arkisia esimerkkejä, tarinoita ja sattumuksia, jotka auttavat lukijaa ymmärtämään, mitä tarkoitat.
Ajattele lukijan arkea ja sitä, millaisia kokemuksia ja ongelmia hän kohtaa päivittäin. Millaisella vertauksella saisit hänet parhaiten linkittämään kertomasi osaksi hänen aiemmin kokemaansa ja oppimaansa?
Monimutkaisen asian selittäminen ei yleensä onnistu ymmärrettävästi ensimmäisellä yrittämällä. Siksi kannattaa yrittää uudelleen ja parhaassa tapauksessa testata ajatuksiaan testilukijalla tai -kuulijalla ennen kuin painaa julkaise-näppäintä.
Sano suoraan
Julkisen kirjoittamisen kynnys on monelle korkea, ja omien näkemysten ilmaiseminen vaatii paljon rohkeutta. Silloin sanomansa tulee helpoksi verhoilleeksi kiertelyn ja kaartelun taakse, ja lukija jää ymmälleen: mitä kirjoittaja yrittää sanoa.
Selkeä teksti vaatii, että sanot aina mahdollisimman suoraan, mitä ajattelet. Ei selittelyjä, mahdollisimman vähän taustoituksia, vain ja ainoastaan se, mitä tarkoitat.
Unohda kapulakieli ja erikoistermit
Tunnistatko sinä, milloin käytät sanoja, jotka eivät ole tuttuja alan ulkopuolella? Aina se ei ole ihan helppoa. Mutta vaikka alan sisällä olisi miten vakiintunut tapa käyttää tiettyjä erikoistermejä, uskalla olla erilainen ja karsia ne mahdollisimman vähiin. Asiantuntemusta mitataan sillä, kuka osaa puhua termien sisällöstä mahdollisimman ymmärrettävästi.
Erikoistermien ongelma on se, että niiden sisältö ei yleensä aukea lukijalle kovin helposti. Vaikka sinulle olisi päivänselvää, mitä tarkoittaa jakelulaite, VR-keksintö, lean-menetelmä tai palvelumuotoilu, lukijalle ei välttämättä ole. Ymmärtääkseen sanan merkityksen hän joutuu pysähtymään ja hakemaan sanalle vastinetta tai selitystä muistinsa sopukoista. Kun lukemisesta tulee työlästä, huomio herpaantuu herkästi.
Siltikin on vaara, että hän ymmärtää sanan eri lailla kuin sinä eikä viesti siitä syystä mene perille niin kuin olit ajatellut.
Jos erikoistermiä on pakko käyttää, muista ainakin kertoa lukijalle, mitä sillä tarkoitat. Ja tee se mahdollisimman lyhyesti ja konkreettisesti, lukijan omalla kielellä. Hyvä esimerkki on Verohallinnon tapa ryhtyä käyttämään jäännösverot-sanan rinnalla puhekielistä ilmaisua mätkyt.
Kapulakielen eli vaikeaselkoisen ja kömpelön kielen käyttämiseen ei ole hyviä syitä. Älä puhu resursseista, vaan kerro, tarkoitatko aikaa, rahaa, työvoimaa vai näitä kaikkia. Jos puhut lisäarvon tuottamisesta, lukija ei tiedä, mitä oikeasti tapahtuu. Säästyykö aikaa tai rahaa vai tuliko jonkin asian tekemisestä yksinkertaisempaa?
Jos kapulakielen tunnistaminen on vaikeaa, ilmoittaudu ilmaiselle asiantuntijabloggaamisen kurssillemme. Saat kurssilta kapulakielen karsintaoppaamme.
Suosi lyhyitä virkkeitä
Piste on tauon merkki, ja samalla lukijalle lupa hengähtää hetki. Siksi pistettä kannattaa suosia. Lyhyen virkkeen sisältö on helpompi ymmärtää kuin pitkän. Jos virkkeen lopun ymmärtääkseen pitää palata sen alkuun, lukija on vaarassa pudota kärryiltä ja lopettaa lukemisen kesken.
Virke alkaa isosta alkukirjaimesta ja päättyy pisteeseen, huutomerkkiin tai kysymysmerkkiin. Virkkeen sisällä voi olla useita lauseita.
Verkkotekstissä hyvä ohje on, että virke saisi olla korkeintaan reilun 20 sanan pituinen. Jos sivulauseita on useampia, virkettä on yleensä hyvä pilkkoa. Älä silti kirjoita pelkästään hyvin lyhyitä virkkeitä, vaan vaihtele niiden mittaa.
Virkkeen mitta kasvaa usein huomaamatta, kun mukaan livahtaa lauseenvastike. Lauseenvastike myös vaikeuttaa asian ymmärtämistä, ja usein pitkissä virkkeissä on parempi käyttää reilusti sivulausetta lauseenvastikkeen sijaan.
Pahimpia ymmärtämisen kannalta ovat kiilalauseet, jotka tunkevat antamaan lisäselitystä keskelle lausetta ja katkaisevat lukijan ajatuksen kokonaan. Muuten selkeässä tekstissä yksittäisen, lyhyen kiilalauseen käyttäminen ei haittaa.
Esimerkki kiila-lauseesta: Yrityksen kannattaa julkaista säännöllisesti blogitekstejä tai, jos blogitekstien kirjoittaminen esimerkiksi kiireen vuoksi on tilapäisesti mahdotonta, edes some-päivityksiä, joissa kerrotaan yrityksen osaamisesta ja asiantuntemuksesta.
Verbi aktiivissa
Selkeä ja ilmaisuvoimainen kieli perustuu ennen kaikkea kuvaaville, aktiivimuotoisille verbeille. Passiivimuotoisia verbejä on helppo viljellä, koska ne eivät kohdistu kehenkään. Kun varoja säästetään, päätöksen takana on aina joku, eikä ikkunoita ole rikottu, vaan joku ne on rikkonut.
Passiivi on erinomainen piilopaikka, mutta myös omiaan sumentamaan tekstin sanomaa. Käytä siksi aktiivimuotoisia verbejä kertoaksesi, kuka teki ja mitä.
Muista silmäiltävyys
Verkkotekstejä luetaan nopeasti ja silmäillen. Lukija tahtoo saada tärkeimmät asiat esiin nopeasti, ja siksi tekstin pääkohtien pitää erottua helposti ja nopeasti.
Lyhyet kappaleet, runsas väliotsikoiden käyttö ja listaukset auttavat lukijaa huomaamaan nopeasti avainkohdat.
Auta lukijaa, autat itseäsi
Työelämässä kiire painaa kaikkia ja listalla on valtava määrä odottavia tehtäviä. Kun kirjoitat, muista omat kokemuksesi lukijana.
Luet kiinnostavalta vaikuttavaa tekstiä, mutta et tunnu oikein pääsevän kärryille siitä, mitä tekstillä halutaan sanoa. Harmistut. Mitä minun pitäisi tästä ymmärtää tai oppia?
Kohtaamme kaikki päivittäin valtavan määrän viestejä, joiden joukosta yritämme löytää olennaisen ja juuri itsellemme tarpeellisen tiedon. Jos se on tehty hankalaksi, turhaudumme herkästi ja lukeminen jää kesken.
Pahin tilanne on silloin, kun tiedät, että tekstissä on tärkeää ja tarpeellista tietoa, joka sinun pitäisi omaksua.
Jos siis haluat viestisi menevän perille, tee sen ymmärtämisestä mahdollisimman helppoa. Selkeän tekstin kirjoittaminen on lukijan palvelemista, mutta samalla autat itseäsi. On turha kirjoittaa tekstejä, joita kukaan ei lue.
