Kuinka turhauttavaa onkaan, kun ohjaavasta tai tiedottavasta tekstistä on vaikea saada selvää. Kun haluat saada asian hoidetuksi, mutta sen sijaan joudut tankkaamaan sanoja tai lauseita monta kertaa etkä silti ole täysin varma, miten asian laita todellisuudessa on.
Kuulostaako tutulta? Jokaisella on varmasti kokemuksia vaikeaselkoisista teksteistä. Mutta oletko pysähtynyt miettimään, miten laajalle monimutkaisten tekstien vaikututukset ulottuvat?
Kun viesti ei mene perille, syntyy väärinkäsityksiä ja tuhraantuu kallista aikaa. Turhaantunut asiakas nimittäin soittaa tai lähettää sähköpostia, kun ei ole lukemalla saanut selvyyttä asiaan.
Usein kyse on myös siitä, kuka pystyy toimimaan yhteiskunnassa. Hoidamme valtavan määrän asioistamme sähköisissä kanavissa, jotka perustuvat pääosin tekstiin. Jos teksti on vaikeaselkoista, se voi jäädä ymmärtämättä ja silloin lukemisen vaikeuksista kärsivä jää ulkopuolelle.
Siksi saavutettavat eli selkeät ja ymmärrettävät tekstit ovat julkishallinnon ja muun muassa pankkien ja vakuutusyhtiöiden velvollisuus. Saavutettavuuteen ohjaa digipalvelulaki eli niin sanottu saavutettavuusdirektiivi. Ihan kaikille organisaatioille kysymys on myös mielikuvista. Millaista brändiä tukee se, jos asiakas tuntee itsensä tyhmäksi tekstien äärellä?
Ihan kuka tahansa lukee mieluiten selkeää kieltä, joka on helppo ymmärtää. Tässä tekstissä käyn läpi tärkeimmät ohjeet selkeän ja saavutettavan kielen kirjoittamiseen.
1. Suosi helppoja ja tavallisia sanoja
Älä siis sano ajoneuvo, jos voit sanoa auto. Pyri mieluiten löytämään aina sana, jota käytetään yleisesti arkikielessä. Kun sanasto on tuttua, sen merkitys aukeaa helposti ja nopeasti.
Kääntäen neuvo kuuluu: vältä vaikeita termejä ja jargonia. Vaikka termin merkitys olisi sinulle itsellesi täysin selvä, se ei todennäköisesti ole yhtä tuttu lukijalle.
Mieti, miten puhuisit aiheesta sukulaiselle, joka ei tunne alaa. Näin pääset kiinni siihen, millaisia termejä kannattaa välttää.
2. Selitä uudet termit ensimmäisen maininnan yhteydessä
Aina tekstissä ei ole mahdollista käyttää pelkästään lukijalle valmiiksi tuttuja sanoja. Jos epäilet, että termi ei ole lukijalle kovin tuttu, selitä sen merkitys tekstissä ainakin silloin, kun mainitset sen ensimmäistä kertaa.
3. Käytä aktiivimuotoisia verbejä
Kun verbi on aktiivissa, se yleensä kertoo samalla tekijän, mikä tekee ymmärtämisestä helpompaa. Sano siis ”selvitämme asiaa” tai ”puheenjohtaja kutsuu kokouksen koolle” sen sijaan, että kirjoittaisit ”asiaa selvitetään” tai ”kokous kutsutaan koolle”. Vältyt monelta turhautuneelta kyselyltä, kun kerrot jämäkästi, kuka on vastuussa.
Aina passiivia ei voi välttää, ja passiivin käyttö on jopa järkevää silloin, kun tekijällä ei ole merkitystä, vaan huomio on toiminnan kohteessa tai tuloksessa. Voit siis hyvin sanoa ”talo on maalattu”, jos lukijan ei ole tarpeen tietää, että talon maalasi naapurin Taina.
4. Käytä sivulauseita, älä lauseenvastikkeita
Sivulauseet ovat selkeämpi ja helppolukuisempi tapa ilmaista asia kuin lauseenvastikkeet.
Lauseenvastikkeita voi joskus olla vaikea tunnistaa, mutta lyhyesti sanottuna lauseenvastikkeet vastaavat sivulauseita, mutta niistä puuttuu persoonamuotoinen verbi. Hankalimpia ovat muutenkin pitkät virkkeet, joiden yksi osa on lauseenvastike.
Varminta on siis käyttää sivulauseita, esimerkiksi näin:
Sivulause: Kun olimme syöneet, menimme ulos.
Lauseenvastike: Syötyämme menimme ulos.
Sivulause: Toivon, että kaikki kirjoittavat selkeitä tekstejä.
Lauseenvastike: Toivon kaikkien kirjoittavan selkeitä tekstejä.
5. Kirjoita auki lyhenteet
Jopa kaikkein tutuimmat lyhenteet voivat hidastaa ja vaikeuttaa lukemista, jos lukija joutuu pysähtymään ja muistelemaan, mitä kirjainyhdistelmän taakse kätkeytyy. Siksi yksiselitteisintä on kirjoittaa kokonaisia, lyhentämättömiä sanoja.
Jos kuitenkin tarvitset tekstissä toistuvasti samaa pitkää ilmaisua, voit kirjoittaa sen ensimmäisellä kerralla kokonaan ja merkitä lyhenteen sulkeisiin. Tämän jälkeen voit käyttää lyhennettä. Esimerkiksi työ- ja elinkeinoministeriö (TEM) voi siis olla myöhemmin tekstissä pelkkä TEM.
6. Kerro ensin tutut asiat ja laajat kokonaisuudet, sitten vieraat asiat ja pienet yksityiskohdat
Ihminen pyrkii yhdistämään uuden tiedon siihen, mitä tietää valmiiksi. Siksi tekstin ymmärrettävyyttä parantaa se, että aloitat virkkeen tai kappaleen aina tutulla asialla ja sijoitat uudet ja vieraat tiedot virkkeen tai kappaleen loppuun.
Samalla tavalla hahmottamista helpottaa se, että aloitat laajemmalla kokonaisuudella ja kerrot yksityiskohdat vasta myöhemmin.
Tuttu voi tarkoittaa yleisesti tunnettuja asioita, mutta tuttuja ovat myös aiemmin tekstissä mainitut asiat.
Saavutettava teksti on muutakin kuin selkeää kieltä
Edellä annoin vinkkejä selkeään kieleen, mutta saavutettavan tekstin kirjoittaja joutuu miettimään paljon muutakin. Kaikkein tärkeintä on pohtia, mikä on tekstin tarkoitus ja kenelle se on suunnattu. Jos et tunne kohderyhmää, et voi esimerkiksi tietää, mitkä sanat ovat lukijalle tuttuja tai mitä hän tietää aiheesta ennalta.
Usein iso harppaus kohti selkeää tekstiä on se, että virkkeet ovat riittävän lyhyitä. Pitkiä ja monipolvisia virkkeitä on vaikea hahmottaa, ja siksi virkkeen on hyvä olla korkeintaan 20 sanan mittainen. Selkeistä teksteistä voit lukea laajemmin aiemmasta blogitekstistämme.
Tekstin selkeyteen vaikuttaa myös oikeinkirjoitus. Kannattaa siis kerrata ainakin yhdyssanojen kirjoittaminen sekä välimerkkien ja ison ja pienen kirjaimen käyttö. Yleisimmät pilkkusäännöt voit kerrata täällä.
Selkeiden ja ymmärrettävien tekstien kirjoittaminen on tärkeä taito kenelle tahansa työelämässä. Tule Kirjoita selkeästi ja ymmärrettävästi työelämässä -koulutukseen tiistaina 8.6. klo 10. Lisätiedot ja ilmoittautumiset täällä.
