• Mari Valkonen

Paranna keskittymiskykyäsi, niin kirjoitat sujuvammin – aivotutkijan neuvot hyviin teksteihin

Updated: Jan 14


Sähköposteja, tilavarauksia ja someviestejä. Monta päällekkäistä projektia, joiden päälle kaatuvat vielä yllätystilanteet. Monen asiantuntijan ja yrittäjän työpäivä on ahdettu täyteen erilaisia tehtäviä, joista monet vaativat kirjoittamista.


Silppuiset ja liian tiiviit työpäivät syövät keskittymistä, ja jos keskittymiskyky on heikko, on vaikea kirjoittaa hyvin, sanoo aivotutkija ja kasvatustieteen professori Minna Huotilainen.


“Muisti, tarkkaavaisuus sekä ideointi- ja oppimiskyky kärsivät, jos keskittymiskyky on heikko. Oivalluksia ei tule, jos jatkuvasti hyppii asiasta toiseen. Tai sitten päässä voi olla asia, jonka haluaisi saada paperille, mutta siitä ei tulekaan mitään, kun ajatus ei pysy kasassa”, Huotilainen sanoo.


Teksteillä ja kirjoittamisella on työelämässä ja yhteiskunnassa valtavan keskeinen rooli. Tekstien avulla johdetaan, tutkitaan, autetaan, myydään, opastetaan ja ratkaistaan ongelmia.

Ei siis ole mikään pieni asia, jos tekstit jäävät latteiksi emmekä saa parastamme paperille.


“Hyvä teksti on sujuva, helppolukuinen eikä sisällä mitään turhaa. Sellaisen tuottaminen vaatii paljon selkeämmän mielen kuin polveilevan ja sekavan tekstin kirjoittaminen. Kun tekstit ovat sekavia ja lukijat kiireisiä, viestintä takkuaa tosissaan”, Huotilainen sanoo.

Keskittymiskyvyn parantaminen auttaa koko organisaatiota


Keskittymiskyvyn parantamisesta ja vaalimisesta on kymmenen viime vuoden aikana tullut tärkeä työelämätaito.


Tutkimus ei anna suoraa vastausta siihen, miksi työssä keskittymisestä on tullut niin vaikeaa, mutta Huotilainen epäilee syyksi kolmea suurta muutosta: työelämästä vähennettyjä taukoja, silpputöiden lisääntymistä ja viestinnän muutosta.


“Ennen työpaikoilla oli sihteereitä, joiden tehtäviä me teemme nyt itse. Eikä organisaatiossa välttämättä ole vahtimestaria, joten joudumme kaikki tekemään tilavarauksia. Paljon erilaisia lisätöitä on siis tullut keskittymistä vaativan työn rinnalle.”


Omaa keskittymiskykyään voi parantaa pohtimalla ja selkiyttämällä omia työskentelytapojaan ja työpäiviään.


“Jos omaa työskentelytapaansa ei lainkaan pohdi, käy helposti niin, että työskentelee kaikkein kuormittavimmalla tavalla: jatkuvasti keskeyttäen ja koko ajan lisää puristaen.”


Keskittymiskyvyn parantaminen vaikuttaa omaan jaksamiseen, mutta sen lisäksi se säästää koko organisaation aikaa ja vähentää työkavereidenkin kuormitusta.


Nopeasti sutaistut muistiot, sähköpostit ja raportit ovat helposti sekavia. Kun muut eivät saa ajatuksesta selvää, kirjoittajalle satelee lisäkysymyksiä, eli lisää keskeytyksiä ja silpputyötä. Kuormittumisen kierre on valmis.


“Hyvä teksti on sujuva, helppolukuinen eikä sisällä mitään turhaa. Sellaisen tuottaminen vaatii paljon selkeämmän mielen kuin polveilevan ja sekavan tekstin kirjoittaminen. Kun tekstit ovat sekavia ja lukijat kiireisiä, viestintä takkuaa tosissaan”, Huotilainen sanoo.


Aivotutkija Minna Huotilaisen vinkit parempiin teksteihin


1. Mieti, mikä työssä aiheuttaa keskeytyksiä


Sähköpostien tai someviestien hälytykset ovat itse aiheutettuja keskeytyksiä. Hälytykset kannattaa säätää pois päältä.


Paikasta johtuvat keskeytykset ovat hankalampia ja vaativat työpaikan yhteisten toimintatapojen pohtimista. Ovatko päässä olevat kuulokkeet merkki siitä, että työkaveria ei sovi häiritä? Kuuluva puhe kuormittaa kirjoittajaa, joten avokonttorissa on tärkeä sopia, miten ja missä puheluita puhutaan.


“Jos työympäristö ei sovi, sitä pitää jotenkin muokata tai paeta esimerkiksi etätöihin tekemään keskittymistä vaativia tehtäviä”, Huotilainen sanoo.


2. Käy läpi työtehtäviäsi


Mieti, mitkä työtehtävät vaativat keskittymistä? Tämän selvittämisen jälkeen voit miettiä, miten saat parhaiten järjestettyä keskeytyksetöntä aikaa. Onko mahdollista tehdä tunti töitä niin, ettet vastaa puhelimeen tai työkavereille? Onko työpaikalla lupa tehdä niin?


“Jos keskittyminen ei ole mahdollista, työtehtävä ei tule kovin hyvin tehdyksi.”


Toisaalta myös silpputöille on tärkeä varata aikaa, jotta rutiinihommat ja sähköpostien perkaaminen eivät valu ajatustyötä varten varatulle ajalle.


Keskittymiskyvyn parantamisessa on hyötyä myös Pomodoro-tekniikasta.


3. Kirjoita paikassa, jossa olet rento ja hauska


Paikka vaikuttaa siihen, miten ihmiset toimivat. Jos rutiinitehtävät, deadlinet ja aikaansaamisen pakko hengittävät niskaan, voi olla hyvä siirtyä kirjoittamaan paikkaan, jossa tunnet itsesi rennoksi ja itsevarmaksi. Tällainen paikka voi esimerkiksi olla koti tai läheinen kahvila.


4. Kuvittele tekstiä lukevat henkilöt kanssasi samaan paikkaan.


Mieti tekstisi mahdollinen lukija kanssasi saman pöydän ääreen ja kuvittele kertovasi asiaa hänelle. Lukija kannattaa ajatella mukavana ihmisenä, joka odottaa sitä, että kerrot hänelle uusia, kiinnostavia asioita.


“Kun itse kirjoitan, kuvittelen, että minun pitää saada kivalle ihmiselle teksti tuotettua ja lähtemään – vähän samalla tavalla kuin ajattelen, että tädille pitää soittaa”, Huotilainen kertoo.


5. Muista, että kirjoittaminen on ajattelemista


Kun ihminen keksi kirjoitustaidon, hän oppi ulkoistamaan asioita pois muististaan. Kirjoittaminen ei kuitenkaan ole pelkkä muistin jatke ja raportointiväline, vaan tapa ajatella.


“Kirjoittamisen prosessi on ajattelun työväline, jota kannattaa käyttää”, Huotilainen sanoo.


Kuva: Otavamedia/Kari Hautala


Lue lisää:


Selkeä teksti on lukijan palvelemista – näin kirjoitat verkkoon helppolukuisesti ja ymmärrettävästi


Parhaat kirjavinkit joululomalle – somesilppu uhkaa lukemista, vaikka kirjat auttavat keskittymään


Tarvitset kirjoitustaitoa jatkuvasti – pidä siitä huolta! Kuusi loistavaa syytä osallistua kirjoituskoulutukseen

1,518 views
  • White Facebook Icon
  • White Twitter Icon

KIDE CONSULTING OY PALVELEE SINUA, JOKA KIRJOITAT TYÖSSÄSI JA HALUAT KEHITTYÄ SIINÄ. JÄRJESTÄMME VERKKO- JA LIVEKOULUTUKSIA, JOTKA AUTTAVAT SINUA KIRJOITTAMAAN VAIKUTTAVASTI JA KITEYTTÄMÄÄN VIESTISI OLENNAISEEN.

© 2017 KIDE CONSULTING OY