Pari viikkoa sitten tehtävälistallani oli usean tekstin kirjoittaminen muutaman päivän sisällä: yksi omalla mittapuullani pitkä lehtijuttu ja kolme lyhyttä. Silloin tein kuten usein, kun aikaa on vähän ja kirjoitettavaa paljon. Otin käyttöön munakellotekniikkan.
Munakellotekniikka on oma mukaelmani pomodoro-tekniikasta, jonka kehitti 1990-luvulla italialainen opiskelija Francesco Cirillo. Pomodoro on italiaa ja tarkoittaa tomaattia. Cirillo käytti ajan mittaamiseen tomaatin muotoista ajastinta.
Pomodoro-tekniikka on yksinkertainen: raivataan häiriötöntä aikaa, määritellään tehtävä, paahdetaan hetki ja pidetään paussi. Sen jälkeen jatketaan taas töitä.
Näin minä sitä sovellan:
1. Blokkaan häiriöt
Kuinka helppoa pomodoro-tekniikan kehittäjällä olikaan 1990-luvulla, kun viestejä ei tulvinut jokaisesta kanavasta! Erään tutkimuksen mukaan esimerkiksi sähköpostien vilkaisemisen jälkeen takaisin töihin palaaminen vie peräti 15 minuuttia.
Laitan puhelimen äänettömälle, mykistän somehälyt ja pikaviestinkeskustelut. Välillä laitan lisäksi kuulokkeet korville, vaikka en kuuntelekaan mitään. Silloin työhuonekaverit ymmärtävät olla keskeyttämättä.
2. Määrittelen tehtävän ja alan naputtaa
Pitääkö tekstistä kirjoittaa raakaversio? Pitääkö alku viilata paremmaksi? Onko tekstissä faktoja, jotka pitää tarkastaa? Ajattelen tekstin tekemisen prosessina, johon kuuluu useita työvaiheita. Otan työn alle yhden asian tekstistä, johon keskityn. Usein kirjoitan työvaiheen vielä paperille.
Ennen kuin käyn työhön, säädän ajastimen hälyttämään. Minulla ajastin hälyttää 40 minuutin päästä. Yhden tutkimuksen mukaan optimaalisin työskentelyjakso on 52 minuuttia ja tauko 17 minuuttia.
Alkuperäisessä pomodoro-tekniikassa työskentelyjakso on 25 minuutin mittainen, ja sen jälkeen pidetään 3–5 minuutin tauko. Neljän työskentelyjakson jälkeen tauko on pidempi.
3. Yritän saada itseni kiinni töiden välttelystä
Mitä hankalamman kohdan tekstistä olen ottanut työn alle, sitä helpommin tulee mieleen muita asioita, jotka pitäisi hoitaa. Tai helpompia kohtia, joita tekstissä voisi viilata.
Kun huomaan harhailevani pois varsinaisen tehtäväni parista, patistan itseni takaisin sen pariin – harvoin hankalat asiat selviävät välttelemällä. Jos mieleen tulee jotain oikeasti akuuttia, kirjoitan asian ylös ja hoidan tauolla.
Jos jokin kohta tekstissä ei toimi, yritän katsoa asiaa mahdollisimman mekaanisesti: mikä ongelma tarkalleen ottaen on ja miten sen voisi ratkaista. Toisinaan paras keino on jättää kohta hetkeksi hautumaan, mutta usein ratkaisu löytyy pienellä pohtimisella.
4. Pidän tauon
Kun kello soi, kirjoitan ajatuksen loppuun ja lähden pois koneelta. Ilman kelloa saatan helposti haahuilla eri työtehtävien välillä parikin tuntia ennen kunnon paussia.
Asiantuntijoiden mukaan tietotyössä kannattaisi pitää taukoja noin tunnin välein, jotta aivot ehtivät palautua.
Tauolla yritän ennen kaikkea irtautua digitaalisesta maailmasta: käydä lyhyellä kävelyllä, syödä, pötköttää toimiston sohvalla kuulokkeet päässä ja kuunnella musiikkia.
Aina pelkkä pötköttely ei onnistu. Jos jokin pieni, akuutti työasia pitää hoitaa pois päiväjärjestyksestä, hoidan sen nopeasti. Ja myönnän kyllä välillä lukevani pikaviestejä tai nettiuutisia. Asiantuntijoiden mukaan se ei kuitenkaan kannata – aivot eivät osaa tehdä eroa työskentelyn ja verkon viihdekäytön välillä.
***
Munakellomenetelmä on niin yksinkertainen ja tehokas, että yllätyn aina uudelleen, miten paljon saan sen avulla aikaiseksi. 3–4 työskentelyjakson aikana saan helposti kirjoitettua sen, mihin muutoin kuluisi vähintään koko työpäivä.
Itselleni ehdottomasti vaikeinta on saada raivattua silppuisten työviikkojen keskeltä aikaa pelkälle kirjoittamiselle. Se kuitenkin kannattaa, sillä kirjoittamisen imuun päästessä muistan, miten mukavaa tekstien tekeminen onkaan.