Kun kohtaat uuden ihmisen, onko tapanasi tervehtiä, katsoa silmiin, hymyillä? Useimmat tekevät juuri näin, koska haluavat tehdä hyvän vaikutuksen.
Kasvokkain kohdatessa ystävällisyyttä on helppo ilmaista eleillä, ilmeillä ja äänensävyllä. Nykyään moni meistä kuitenkin kirjoittaa päivittäin tekstejä, joiden lukijaa tapaa vain harvoin, jos koskaan. On kyse sitten sähköposteista, some-viesteistä, tarjouksista tai blogiteksteistä, kannattaa pysähtyä pohtimaan, millaisen kuvan teksti kirjoittajastaan antaa.
Kokosin kuusi vinkkiä, joiden avulla luot teksteihisi ystävällisen ja helposti lähestyttävän sävyn.
1. Valitse tervehdys huolella
Sähköpostiviesti kannattaa aina aloittaa tervehdyksellä, jos on kyse uudesta ihmisestä tai uudesta aiheesta vanhalle tutulle. Hei on yleensä turvallinen vaihtoehto, Moi ja Terve viestivät astetta tuttavallisempaa asennetta.
Jäykkää ja etäisyyttä luovaa Hyvä asiakas tai Arvoisa vastaanottaja -tervehdystä neuvoisin käyttämään vain, jos organisaation viestintätapa on hyvin virallinen ja asiallinen.
Välitön tunnelma lisääntyy, jos kirjoitat tervehdyksen perään vastaanottajan etunimen. Niitäkin on, joita Hei Pekka saattaa ärsyttää, jos lähettäjä on tuntematon tai etäinen. Itse käytän etunimeä usein, koska koen sen sopivan tyyliini, enkä usko, että kukaan pitää tapaa tungettelevana.
2. Puhuttele henkilökohtaisesti
Sinuttele vastaanottajaa rohkeasti, vaikka et tuntisikaan häntä henkilökohtaisesti. Kun viesti on osoitettu suoraan yksittäiselle ihmiselle, hänen on helpompi ymmärtää ja omaksua viestisi.
Passiivi tai muu epämääräinen ilmaisu voi aiheuttaa sen, että vastaanottaja ei tiedä, mitä toivot hänen tekevän tai koskeeko asia ylipäätään juuri häntä. Jos sinuttele tuntuu hyökkäävältä, välttele sinä-sanaa ja käytä pelkkiä persoonapäätteitä.
Esimerkiksi:
Ei: Haluatko sinä mukaan kurssille?
Vaan: Haluatko mukaan kurssille?
3. Suosi minä tai me -muotoa
Kaikkien parhaiten menevät perille viestit, jotka on osoitettu ihmiseltä ihmiselle. Jos sinuttelet lukijaa, muista yhtä lailla kirjoittaa tekstisi minulta tai meiltä vastaanottajalle. Kumpi esimerkki sinusta vaikuttaa houkuttelevammalta?
Yritys tarjoaa asiakkailleen kirjoituskoulutusta.
Vai: Me tarjoamme sinulle/yrityksellesi kirjoituskoulutusta.
4. Käytä selkeää kieltä
Kapulakieli sekä pitkät sanat ja lauseet luovat etäisyyttä lukijaan välille, koska hänen on vaikea hahmottaa, mitä haluat sanoa.
Tee siis töitä lukijan puolesta ja sano asiat yksinkertaisesti ja selkeästi, tavallisella yleiskielellä. Suosi maltillisen mittaisia lauseita ja käytä mieluiten aktiivisia verbejä. Lauseenvastikkeita on hyvä vältellä, sillä ne lisäävät kirjakielistä vaikutelmaa.
5. Unohda ammattislangi
Oman alan erikoistermien viljely voi houkuttaa, jos niitä vilisee arkipuheessa työkaverien keskenkin jatkuvasti. Mutta jos tekstin lukija ei istu viereisen työpöydän ääressä, et useinkaan voi olla varma, onko termin merkitys hänelle selvä tai yksiselitteinen.
Vältä siis mahdollisuuksien mukaan ammattislangia ja kerro sen sijaan vastaanottajalle omin sanoin, mitä sana merkitsee. Vaikeiden termien käyttäminen ei tee sinusta lukijan silmissä tärkeää ja arvokasta, vaan päinvastoin.
Ohje pätee yhtä lailla virkamiesjargoniin kuin bisnes-kieleen. Sano siis mieluummin pääpuhuja kuin keynote ja myyntipuhe mieluummin kuin pitchaus.
Lue aiheesta lisää: Uskalla käyttää tavallista kieltä
6. Ole kohtelias
Kaikesta työelämän kiireestä huolimatta sähköposteissa, pikaviesteissä ja some-keskusteluissa on hyvä käyttää kohteliaita ilmaisuja. Kun asiansa esittää miellyttävästi, saa viestinsä paljon helpommin perille kuin töksäyttelemällä.
Kuinka erilainen kuva lähettäjästä muodostuu, jos hän kirjoittaa:
Lähetä raportti.
Tai: Lähettäisitkö raportin?
Eikä sanoma menetä teräänsä, vaikka lisäisi: Lähettäisitkö ystävällisesti raportin?
Hyvä tapa voi olla myös pehmentää pyyntöä perustelulla: Lähettäisitkö raportin, jotta pystyn valmistelemaan palaveria?
Kokeile myös toivottaa hyvää päivän tai viikon jatkoa ja kysellä tutummilta ihmisiltä välillä kuulumisia.
Hyvä yleisohje on miettiä, miltä tekstisi kuulostaisi puhuttuna. Miten kertoisit saman asian, jos kohtaisit vastaanottajan kasvotusten? Mitä sanoja käyttäisit ja millainen esimerkki auttaisi kuulijaa ymmärtämään, mistä on kyse?
Tekstin sävy ei ole vähäpätöinen asia, sillä jokainen meistä asioi yhä useamman yrityksen ja organisaation kanssa pelkästään kirjallisesti. Hyvän vaikutelman ansiosta asiat sujuvat usein sutjakasti ja ystävällinen sävy voi saada asiakkaan tekemään tilauksen ja palaamaan uudelleen.
Yhtä lailla tärkeää on viestiä kohteliaasti työpaikan sisällä. Harva haluaa työskennellä jurojen mörököllien kanssa, mutta toiset huomioivan työtoverin sähköpostiin vastataan nopeasti ja hän saa yleensä kaikki henkilöt palaveriin, jonka on kutsunut koolle.
Tarinoita työstä – treeniohjelma ketterään kirjoituskuntoon -verkkokurssin opeilla saat erilaisiin työelämän teksteihin lisää persoonallisuutta ja tarinallisuutta.
Lue lisää: