Vastasin viime kesänä kyselyyn – osittain, koska siitä luvattiin vaivanpalkkioksi elokuvaliput. Vastaamisen jälkeen sain sähköpostiini epämääräisesti otsikoidun viestin ”Aalund PR Barometri 2018”.
Saan päivittäin valtavasti sähköpostia, joista suurin osa ei kosketa minua lainkaan. Siksi jätin Aalund-meilinkin avaamatta. Ei olisi kannattanut. Kun viimein luin viestin, huomasin, että sen sisältämä elokuvalippujen latauslinkki oli jo vanhentunut.
Sähköposti rikkoo helposti ja tehokkaasti tietotyötä tekevien keskittymisen. Vaikka sähköposti vapauttaa tekemään töitä ajasta ja paikasta riippumatta, meileihin reagoiminen silpoo työpäiviä ja vetää työt mukaan vapaa-ajalle.
Työterveyslaitos antaa hyviä keinoja sähköpostikuormituksen vähentämiseen. Sähköpostit kannattaa esimerkiksi lukea keskitetysti tiettynä ajankohtana. Tästä on varmasti apua.
Omaa ja työkaverin kuormitusta vähentää myös tehokas sähköpostien kirjoittaminen. Kun vastaanottaja ymmärtää sähköpostin saatuaan, miksi se on lähetetty ja mitä hänen halutaan tekevän, aikaa ei tuhraannu arvailemiseen eikä turhien viestien lukemiseen.
Toisaalta kun lukija ymmärtää viestin sisällön ensi lukemalla, lähettäjä säästää omaa työaikaansa, kun hänen ei tarvitse myöhemmin muistutella tai hätistellä vastaanottajaa toimimaan.
Tässä vinkkejä tehokkaan sähköpostin kirjoittamiseen:
1. Otsikoi kuvaavasti – nosta tärkein otsikkoon
Otsikon pitäisi kertoa sähköpostin sisällön tärkein asia.
Jos ehdotat tapaamista, kannattaa kertoa ehdottamasi ajankohta jo otsikossa. Toisaalta jos projekti on tullut umpikujaan, tilanne saa helpoiten huomiota, jos nostat pulman jo otsikkoon – ”Projekti x – kiireinen kysymys y:hyn liittyvästä asiasta”.
Jos sen viestisi on yksi projektista keskustelevan pitkän viestiketjun vastauksista, tärkeä asia hukkuu helposti pitkään viestimassaan.
Jos elokuvalipuista kertova viestini olisi otsikoitu ”Tässä elokuvalippusi – kiitos vastauksesta”, viestin lähettäjän hyvä aikomus vastaajien palkitsemisesta olisi mennyt huomattavan paremmin perille.
Useimpien työhön kuuluu sähköpostin kirjoittaminen sekä lähipiirille omassa organisaatiossa että ihmisille, jotka eivät tunne meitä valmiiksi. Kun viesti lähtee oman talon ulkopuolelle, sähköpostin otsikossa olisi hyvä kertoa, minkä organisaation asioita viesti koskee. Näin kiireinen vastaanottaja näkee jo otsikosta, mihin asia liittyy.
2. Meilin aloitus – tee heti selväksi, mitä asia koskee
Mitä haluat, että sähköpostin vastaanottaja tekee viestin lukemisen jälkeen? Tai mikä on tärkein asia, jonka haluat hänen tietävän?
Tervehdyksen ja mahdollisen lyhyen esittäytymisen jälkeen sähköpostin pitäisi kertoa, mikä vastaanottajalle on viestissä olennaisinta.
Luen usein sähköposteja, jotka alkavat pitkällä alustuksella. Kirjoittaja valottaa ensin kappaleen tai kahden verran organisaatiossaan tapahtunutta muutosta, jolloin kiireinen lukija joutuu harppomaan pitkän matkaa saadakseen tietää, miten muutos vaikuttaa häneen.
Helpota lukijan työtä ja kerro tärkein ensimmäisenä! Silloin pienennät myös omaa työtaakkaasi, kun sinun ei tarvitse muistuttaa, patistella ja anoa lukijaa myöhemmin toimimaan siten, kuin ensimmäisessä viestissäsi toivoit.
3. Mieti mielikuvaa – karta kapulakieltä
Jokainen kirjoittamasi teksti luo sinusta jonkinlaista mielikuvaa, tiedostitpa sitä tai et. Millaisen mielikuvan kirjoittamasi sähköposti antaa sinusta työkavereille, asiakkaille, johtoryhmän jäsenelle tai yhteistyökumppanille?
Tuttujen kesken viestitellessä teksti saa olla rento, tuntemattomille kirjoittaessa neutraali asiatyyli on varmin valinta.
Virallinenkin teksti saa sinut kuulostamaan helposti lähestyttävältä, kun
käytät termejä, jotka lukija varmasti ymmärtää abstraktin kapulakielen sijaan
vältät ylipitkiä lauseita
puhuttelet lukijaa suoraan ja viittaat itseesi tai edustamaasi tahoon minä- tai me-pronominilla.
Esimerkki: "Minä autan sinua kirjoittamaan tehokkaita sähköposteja" luo varsin toisenlaisen sävyn tekstiin kuin lause "Kide Consulting auttaa asiakkaitaan kirjoittamaan tehokkaita sähköposteja".
Kirjoita ihmiseltä ihmiselle, älä organisaatiolta kasvottomalle massalle!
4. Sähköpostin kirjoittaminen kiireessä – ajattele ennen lähettämistä
Sähköpostia tulee paljon ja töissä on kiire. Siksi on ymmärrettävää, että ihmiset vastaavat meileihin nopeasti. Kiireessä kirjoittajalta unohtuu helposti lukija.
Lue sähköposti ajatuksella läpi ennen kuin painat lähetä-nappia. Auttaako tämä sähköpostin vastaanottajaa asiassa eteenpäin? Voisinko otsikoida viestin paremmin tai kertoa asiat eri järjestyksessä, jotta sanomani menisi paremmin perille? Millaisen mielikuvan teksti antaa minusta ja organisaatiostani?
Jos meili on lähdössä monelle, kannattaa lisäksi miettiä, koskettaako viesti todella kaikkia vai voisinko säästää osan vastaanottajista turhalta viestittelyltä.
Sähköpostin kirjoittaminen kiireessä voi johtaa mokiin, joita pitää paikkailla pitkään. Asiakkaalle voi esimerkiksi lähteä viesti, joka sisältää pitkän viestiketjun hänen asiansa pallottelua talon sisäisesti.
Työkavereiden kesken sähköpostin kirjoittaminen saa olla tyyliltään rentoa, ja välillä asiakkaista saatetaan työporukan kesken jutella jopa loukkaavin sanakääntein. Pahimmillaan sisäisen sähköpostittelun lähettäminen talon ulkopuolelle voi asiakassuhteen katkeamisen lisäksi nakertaa pahasti organisaation julkisuuskuvaa.
Kun sähköpostin kirjoittaminen seuraavan kerran on edessä, kirjoita meili, jollaisen haluaisit itse saada keskellä kiireistä työpäivää. Uskon, että valtaosa meistä arvostaa napakkaa viestiä, josta käy nopeasti ilmi, mitä asia koskee ja mitä meidän pitäisi viestin saamisen jälkeen tehdä tai tietää.
Haluatko organisaatiosi sähköpostittelusta tehokkaampaa? Kide kouluttaa työarjen parempaan kirjoitusviestintään – ota yhteyttä!
Lue lisää: