Palaveri, puhelu ja pari akuuttia sähköpostia. Asiakastapaamisia, projektin edistämistä ja jatkuvasti tolkuton kiire. Harvalla meistä on työpäivissä löysiä tai tyhjiä hetkiä.
Kirjoittaminen on paitsi näppäimistön naputtamista, myös – ja ennen kaikkea – ajattelemista. Kirjoittaminen on omien ajatusten järjestämistä, uusien ideoiden, ehdotusten ja mielipiteiden muodostamista. Siksi kirjoittaminen vaatii työelämässäkin usein luovuutta.
Uudet ehdotukset, napakat näkemykset tai ravistelevat johtopäätökset eivät synny itsestään. Toisaalta jokainen voi kehittyä inspiroivien ja herättelevien tekstien kirjoittajaksi, kun harjoittelee, lukee paljon ja tuntee kirjoittamisen hyvät työtavat.
Miten sitten voi kirjoittaa, jos ajatteluun ole aikaa? Valitettavasti oikotietä ei ole: rutiinitekstejä kummempia tuotoksia ei synny ilman ajattelulle varattua aikaa. Kokemus toki nopeuttaa tekstin syntymistä, mutta jos todella haluat teksteistäsi vetäviä, kirjoittamista ja sen vaativaa ajatustyötä ei voi jatkuvasti lykätä kiireisimpien töiden edeltä.
Kuinka ajattelulle aikaa sitten löytyy, jos kalenteri on kuukausiksi täynnä kuin Prisman parkkipaikka perjantai-iltapäivänä? Tässä muutama vinkki reilun kymmenen vuoden toimittajantyön kokemuksella.
Kun koulutamme organisaatioita, ajanhallinta ja muut kirjoittamisen työtavat voivat olla koulutuksen keskeisiä teemoja. Lisää tietoa koulutuksistamme löytyy täältä.
1. Muista kirjoittamisen tavoite
Usein yritys haluaa asiantuntijoidensa kirjoittavan blogia, mutta laskutettava työ tai akuutit työtehtävät kiilaavat käytännössä kirjoittamisen ohi. Tai sitten asiantuntija haluaisi kerrankin saada raportista mukaansatempaavan ja merkityksellisen, mutta kun deadline hyökkää vastaan, joutuukin menemään vanhalla, tylsällä kaavalla.
Tekstin tekemiselle ja ajattelulle löytyy helpommin aikaa, kun muistaa, miksi teksti onkaan tärkeä. Yritysblogin tavoitteena voi olla uusien lahjakkuuksien houkuttelu yritykseen tai myynnin lisääminen – siis suuret ja yritykselle merkitykselliset asiat.
Silloin kirjoittaminenkin pitää ymmärtää tärkeäksi. Tai jos haluat mielipiteesi ja näkemystesi vaikuttavan, tekstien työstäminen pitää nostaa to do -listalla korkealle.
2. Hyödynnä lyhyetkin hetket
Kun koulutimme viime talvena Tampereen teknillisen yliopiston opiskelijoita, moni opinnäytetyötään tekevä teekkari suunnitteli käyttävänsä sunnuntait diplomityön tekemiseen. Kun sunnuntai tuli, tekstiin tarttuminen tuntui tahmealta.
Takana saattoi olla bileilta, edellisestä kirjoituskerrasta pitkä aika tai yllättäen tulikin jotain kiinnostavampaa tekemistä. Sunnuntaille suunniteltu kirjoitussessio kutistui tekstitiedoston pyörittelyyn näytöllä.
Neuvoni opiskelijoille ja ammattilaisille on sama: kirjoita vähän, mutta usein. Silloin punainen lanka ei ehdi hukkua kirjoituskertojen välillä ja teksti etenee niin hyvinä kuin huonoinakin päivinä.
Puoli tuntia tai jopa vartti voi edistää tekstiä paljon, kunhan päättää valmiiksi, mihin asiaan lyhyen ajan käyttää. Tarvitseeko näkökulma tarkennusta? Mitä mieltä minä tästä asiasta olen? Mitkä seikat tässä aiheessa ovat lukijalle tärkeitä? Millä esimerkillä voisin havainnoillistaa tätä asiaa? Mikä olisi paras toimenpide-ehdotus olemassa olevan tiedon valossa?
Ajatuksiaan voi järjestää esimerkiksi mindmapin muotoon tai tai kirjaamalla muistikirjaan sensuroimatta vartin ajan kaikki aiheeseen liittyvät ajatukset.
Tekstin edistäminen pienin askelein vaatii kuitenkin tiukkaa keskittymistä. Ei sähköpostin selailua, työkaverin kanssa jutustelua tai rutiinihommien näpertelyä. Mitä vaikeampi teksti, sitä tiukemmin itsensä pitää pitää kurissa.
3. Lähde pois työpisteeltä
Tietokone auki, tyhjä tekstitiedosto ruudulle – ole siinä sitten luova! Uusia, omaperäisiä ajatuksia voi olla todella vaikea tavoittaa omalla työpisteellä.
Mikä olisi helposti saavutettava paikka, jossa ajatus luistaa paremmin? Siirry sinne, kun ideoit uutta tekstiä, suunnittelet sanomaasi tai jos kirjoittaminen menee solmuun. Oma ajatukseni kulkee heti paremmin, kun siirryn koneen äärestä muutaman metrin sohvalle muistikirjan kanssa. Moni tykkää työskennellä kahvilassa tai muussa julkisessa tilassa.
Kirjoitin keväällä 2018 Talouselämään jutun kävelykokousten pitämisestä. Juttuun haastattelemani Suomen Ladun yhteiskuntasuhteiden asiantuntija Anne Rautiainen kertoi pitävänsä säännöllisesti kävelykokouksia itsekseen – lähtevänsä siis työpäivän aikana liikkeelle jokin työhön liittyvä pohdiskelua vaativa asia mielessään.
Kävely ja ulkoilma parantavat tutkitusti luovuutta ja ideointikykyä (pdf). Jos et ehdi puolen tunnin lenkille, kierrä hetki korttelia.
Välillä työajatukset kehittyvät harppauksin lomilla tai viikonloppuina. Vaikka haluankin pitää töistä hajurakoa vapaalla, tiedän että ajatukset kannattaa napata muistikirjaan talteen, ja sen ansiosta tekstit edistyvät liukkaasti koneen ääreen palattua.
Lue lisää: